“Ik wil dat iedereen ons verslag makkelijk begrijpt – zonder moeilijke woorden.” Zo vertelde Pascal Menten van DrySolutions bij onze kennismaking. Het lekzoekbedrijf onderzoekt de oorzaken van vochtproblemen in huis en levert nadien een technisch verslag af met conclusies en adviezen. Uwtekst.be gooide voor hem de structuur van het document om. We vervingen loodgieterijjargon door klare taal. En we maakten het rapport klaar voor digitalisering.
Te technisch verslag
DrySolutions is een lekzoekbedrijf uit Ternat. Hun technici gaan op zoek naar de oorzaak van waterschade en geven advies over wat u er het best aan doet. Na elk onderzoek ontvangt de opdrachtgever een lekzoekverslag met foto’s en informatie over het probleem, de oorzaak, het gevolg en de mogelijke oplossingen. Als een expert zo’n verslag maakt, dan staat daar al snel een hoop jargon in. Aquaphon, leidingengenerator, GANN, Navitrack, caniveaux, … Logisch voor technici, maar moeilijk leesbaar voor de eigenaar of huurder met waterschade. Die wil gewoon weten wat hij aan dat waterlek kan doen.
Rapport in gewonemensentaal
Dus vroeg gedelegeerd bestuurder Pascal Menten om de tekst eenvoudiger te maken.
- Structuur – Een van de grootste aanpassingen die uwtekst.be deed, was de volgorde van het verslag aanpassen. De conclusie stond namelijk onderaan terwijl juist die essentieel is voor de lezer. Ook zetten we de praktische informatie over de woning, locatie, het onderzoek en noodzakelijke herstellingen in overzichtelijke tabellen.
- Spreektaal – In het nieuwe verslag zijn de woorden eenvoudiger en de zinnen korter. De lezer krijgt nu ook in gewonemensentaal informatie over hoe de technicus precies te werk is gegaan.
- Klaar voor digitalisering – De technici typen elk rapport nu nog in een tekstverwerkingsprogramma. Pascal reageerde op ons tekstvoorstel: “Ik vind de structuur heel duidelijk. Je tekst heeft me aan het denken gezet om het verslag in een digitale tool te steken, met aanklikbare opties.” Zo winnen de technici binnenkort heel wat kostbare tijd.
Pascal: “De samenwerking met uwtekst.be verliep heel vlot. Geen formaliteiten om te regelen. Gewoon een korte telefonische briefing en de copywriter ging er direct mee aan de slag. Zo lag er op heel korte termijn een down-to-earth verslag.”
3 tips om een leesbaar verslag te schrijven
Maakt u weleens evaluaties, notities na een vergadering, technische verslagen, … ? Hoe leesbaarder uw tekst, hoe groter de kans is dat de lezer doet wat moet.
1. Begin met de essentie voor de lezer
Wie is de doelgroep van uw verslagen? Begin het verslag met wat voor hem het belangrijkste is en zet die tekst in vet, een kleurtje of een kader. Want uw lezer leest zelden aandachtig. Hij laat zijn blik over het scherm of papier glijden en registreert alleen wat extra opvalt of wat interessant lijkt. Zo mist hij vaak informatie. Door de conclusie, essentie of taak bovenaan te zetten, heeft hij direct het belangrijkste van het verslag mee.
2. Vertel uw lezer wat komt
Is uw verslag een paar pagina’s lang? Hak het dan in logische thema’s, stukken of hoofdstukken en geef die blokken een duidelijke titel. Zet op de eerste pagina van uw verslag een inhoudstafel. Zo weet de lezer in een oogopslag waar hij wat kan vinden.
3. Schrijf in spreektaal
Bij verslagen hebben mensen de neiging om heel formeel te schrijven. Dat vraagt niet alleen extra moeite voor wie schrijft, ook voor wie leest. Gebruik spreektaal, gewone woorden zonder jargon en korte zinnen. Werk met vraag en antwoord. En structureer informatie in overzichtelijke tabellen. Laatste tip: zet er altijd contactgegevens bij voor meer informatie.
Is uw verslag aan herziening toe?
Een goed gestructureerd, helder en correct rapport levert meer tevredenheid en respons op. Hebt u een standaarddocument dat al een tijdje meegaat? Leg het eens voor aan uwtekst.be. Wie weet kan het korter en eenvoudiger.
